Lancer un appel d’offres

En tant qu’entrepreneur, trouver de bons fournisseurs s’avère vital. L’un des moyens d’en dénicher les meilleurs se trouve être les appels d’offres. Pour que ces derniers soient efficaces, il convient d’en comprendre les rouages. Aujourd’hui, les entreprises sont forcées de se réorganiser pour faire face à la crise. Les appels d’offres sont alors devenus des moyens de négociation pour adjuger les gros contrats et projets importants à des prestataires compétents. Les entreprises ayant une méthodologie de planification budgétaire se focalisent sur les prévisions issues de stratégie définie.

Rappel sur la notion d’appel d’offres

Un appel d’offres ou RFP (Request for Proposal) est une procédure par laquelle une entreprise, dénommée aussi commanditaire ou maître d’ouvrage, se lance à la recherche d’un prestataire ou d’un fournisseur appelé soumissionnaire. Le commanditaire choisit ainsi le soumissionnaire qu’il juge apte à répondre parfaitement à ses attentes, que ce soit pour des prestations de travaux, de l’approvisionnement en fournitures ou pour tout autre service. L’appel d’offre est rendu public. Les soumissionnaires y répondent en fournissant leur proposition de travail. Les prix différeront selon les répondants, et c’est là tout l’intérêt. L’entreprise commanditaire pourra alors choisir en fonction de la compétitivité des offres. 

Par ailleurs, un appel d’offres se définit aussi comme un document qui permet de faire une demande de cotation auprès d’un fournisseur pour différents articles, comme des fournitures de bureau, des matières premières, des composants informatiques… La préparation de ce document suit plusieurs étapes. Les propositions ou réponses reçues revêtent une nature commerciale. Les chiffres énoncés doivent répondre de manière détaillée au cahier des charges émis par le commanditaire, c’est pourquoi il est important d’être rigoureux dans l’évaluation des besoins. L’appel d’offres ne saurait contenir des erreurs ou des inexactitudes. Il doit être bien détaillé pour que chaque soumissionnaire puisse y répondre de la même manière à travers les pièces qu’il fournira, notamment le mémoire technique. À titre de rappel, le mémoire technique est l’un des documents les plus importants à présenter dans une réponse à un avis d’appel d’offres. Il reflétera et contiendra l’offre technique détaillée que le prestataire envisage de réaliser.

Lancer un appel d’offres : la marche à suivre

Une entreprise peut procéder de plusieurs manières pour lancer un appel d’offres. Premièrement, elle peut le diffuser par voie électronique en passant par le service électronique d’appels d’offres du gouvernement. Deuxièmement, elle peut contacter directement les entreprises ou les fournisseurs qu’elle juge intéressants pour obtenir leurs propositions. Troisièmement, il est également possible de diffuser les avis d’appel d’offres dans des journaux et d’autres supports spécialisés ou professionnels.

 

Si un appel d’offres excède les 90 000 euros, il doit être diffusé dans le BOAMP ou Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics.

La préparation et l’envoi d’appel d’offres sont des étapes clés. Beaucoup d’entreprises optent pour l’envoi des avis par email. Bien évidemment, il faut tenir compte des normes particulières qui exigent parfois que les avis soient communiqués par voie postale ou récupérer en main propre par les soumissionnaires. Pour rappel, un appel d’offres se compose d’une présentation de l’entreprise, d’une mise en contexte, du cahier des charges, des dates de livraison, de note explicative sur le choix des candidats, d’une grille de cotation, d’un accusé de réception… Ces éléments ne sont pas exhaustifs. D’autres pièces peuvent être ajoutées à l’ensemble, selon le bon vouloir du maître d’ouvrage.

You May Also Like